Visste du at Aksjeloven stiller krav til at du skal ha minimum 3 styrebehandlinger i året? Er du kanskje også en mange som innerst inne vet at tiden du bruker på å lage årshjul, innkallinger, selve styrebehandlingen og protokoller kunne blitt brukt mer effektivt, da er løsningen her for deg; BoardLog Protocol. (Priser finner du her)
I samarbeid med Styreforeningen har vi hatt som formål å lage nettbaserte, enkle og effektive programvarer for styrerelatert arbeid, og hovedprioriteten var å få på plass en programvare som tok sikte på å forenkle hverdagen for alle aktørene knyttet til det praktiske styrearbeidet.
Med bakgrunn i mange års praktisk erfaring fra arbeid i styrer, var det lett å identifisere hvilke utfordringer som skulle løses, og allerede før lanseringen hadde en rekke selskaper bestemt seg for at BoardLog Protocol var programvaren de skulle ha, en programvare som er rimelig, enkel, intuitiv og effektiviserende samtidig som den bidrar til trygt og sikkert styrearbeid.
De enkelte aktørene og deres roller i styret registreres enkelt og danner grunnlaget for en rekke automatiserte funksjoner i programvaren, herunder hvem som skal signere protokoll. Hver rolle har i utgangspunktet et sett med forhåndsdefinerte rettigheter og plikter, men du kan selv gi og fjerne rettigheter innenfor rammene i Aksjeloven. Du kan også deaktivere, legge til nye brukere og slette underveis, alt på en svært enkel måte.
I forbindelse med registrering av selskapsinformasjon velger du selv hvem som skal motta faktura og på hvilken måte den skal mottas.
Er du midt i en «nummerserie» i «styreåret» og ønsker å bruke programvaren? Det er Ingen grunn til bekymring; i BoardLog Protocol registrerer du enkelt siste saksnummer før du begynner å bruke programvaren, slik at du ikke får avbrudd i saksnummerering.
Aksjelovene §§ 6-12 og 6-13 er svært sentrale for å forstå styrets ansvar for forvalting av, og tilsyn med selskapet; og ansvaret er vidtrekkende. Videre følger det av samme lover §§ 17-1 og Skadeerstatningslovens § 5-3 at styremedlemmene kan bli solidarisk erstatningsansvarlige hvis de forsettlig eller uaktsomt volder skade. For å redusere din egen risiko er det viktig at du kan dokumentere ditt arbeid i styret blant annet gjennom å være proaktiv der du kan; og det å lage et årshjul er ett av virkemidlene. I BoardLog Protocol er dette uhyre enkelt:
Innkallinger lages raskt og effektivt i BoardLog Protocol, hvor du kan lage denne basert på et møte i det godkjente årshjulet eller kalle inn til ordinært eller ekstraordinært møte uten å legge årshjulet til grunn.
I forbindelse med innkallinger gir vi deg full frihet, med to unntak:
Alt dette for at du enkelt og sikkert skal kunne dokumentere at styret har vært beslutningsdyktig i henhold til Aksjelovens § 6-24.
I programvaren kan du også velge å gi leserrettigheter til registrerte aktører som ikke alltid deltar på møtene, og du kan i tillegg velge en funksjon hvor daglig leder må bekrefte at hun har godkjent og lest protokollen.
Underveis i arbeidet med innkallingen er det enkelt å laste opp relevante vedlegg, hente informasjon fra eventuelle oppfølgingssaker eller forslag til saker, samt legge inn forslag til vedtak og daglig leders anbefaling. Når innkallingen er ferdig sendes det ut et SMS-varsel og en e-post med innkalling.
I BoardLog Protocol velger du selv om du vil utnytte programmets mange fordeler og føre protokollen underveis i styremøte, eller om du vil ta notater og skrive inn i ro og fred i etterkant. Uansett hva du velger, vil du ha full tilgang til teksten fra innkallingen og alle vedlegg underveis i behandlingen, slik at du til enhver tid har full kontroll. Skulle det dukke opp nye saker underveis eller forutsetninger skulle endre seg, har du alltid tilgang til oppfølgingssaker og foreslåtte nye saker, ja du kan til og med endre den opprinnelige sakskategorien hvis du skulle ønske det.
Aksjelovenes § 6-29 forteller oss at hvis styrets beslutning ikke er enstemmig, så skal det angis hvem som har stemt for og imot i en sak, og da kan både hvert enkelt styremedlem og daglig leder kreve sin oppfatning innført i protokollen. Alt dette ivaretas selvfølgelig på en god måte i BoardLog Protocol. Programvaren har i tillegg en funksjon hvor du kan redegjøre for hvilke saker eventuelle styremedlemmer eller daglig leder ikke har deltatt i behandlingen av, for eksempel i forbindelse med inhabilitet.
Når du er ferdig med protokollen, kan du velge å sende denne til godkjenning umiddelbart, eller å lagre et ferdig forslag til protokoll; en glimrende funksjon for deg som er styresekretær, hvor for eksempel styreleder kan kaste et siste blikk på protokollen før den sendes til godkjenning.
Det finnes en rekke eksempler på at for sent signerte protokoller kan skape rettslige konsekvenser knyttet til ansvarsforhold; med andre ord – protokollen bør signeres snarest mulig.
Når protokollen i BoardLog Protocol er klar for utsendelse, foreslår programvaren en dato for godkjenningsfrist og en dato for signering av protokollen, datoer du fritt kan du overstyre om du ønsker. Protokollen sendes først ut per e-post og med SMS-varsling til signeringspliktige og daglig leder for godkjenning, og anses som godkjent når alle signeringspliktige og daglig leder har akseptert protokollens innhold. Etter at alle har godkjent, får du nye meldinger for din endelige signering med Bank-ID for mobil.
Den digitalt signerte protokollen er til enhver tid tilgjengelig i BoardLog Protocol, med eventuell påført «Bekreftet sett av daglig leder». I tillegg oppbevares protokollen i et trygt «hvelv» hos leverandøren av signeringstjenesten, men da uten påført «Bekreftet sett av daglig leder».
Godkjennings- og signeringsfunksjonene er så enkle at vi har satt som krav at samtlige deltakere som i utgangspunktet er signeringspliktige og som har deltatt i en styrebehandling, skal signere protokollen , til tross for at styret i noen tilfeller kunne valgt to til å signere protokollen.
I saksoversikten finner du et sakregister, hvor du finner alle saker som har vært behandlet, saker som er under behandling og saker som ligger klar for behandling. Herfra kan du få en detaljvisning og tilgang til vedlegg for den enkelte saken, og en god søkefunksjon gjør det svært enkelt å finne saker som ligger tilbake i tid.
I tillegg finner du «Forslag til nye saker» hvor du kan se hvilke forslag som foreligger og lage dine egne, samt «Oppfølgingssaker» hvor du kan følge disse i forhold til ansvar og frister.
Vi har tenkt på deg som har flere styreverv, og under «Min oversikt» kan du velge å sortere på tvers av alle selskapene du er involvert i for følgende funksjoner:
Alt for at du skal få en så effektiv styrehverdag som mulig!
«Øvrige dokumenter» fungerer som et arkiv, hvor du fritt lager, navngir, redigerer og sletter mapper i tråd med ditt behov. Perfekt for lagring av tidligere styredokumentasjon, generalforsamlingsprotokoller, styreinstrukser og det du ellers måtte ha behov for.
BoardLog Protocol er tuftet på mange års praktisk erfaring og god juridisk kompetanse. Under fanen «Styrearbeid i praksis» vil du finne gode og praktiske råd knyttet til styrearbeidet, for eksempel «Styrets hovedoppgaver», «Sammensetning av styret», «Roller i styresammenheng» og «Innkallingsfrister».
Du skal føle deg trygg når du bruker BoardLog Protocol, med sikre servere, trygg teknolog og totrinns-autentisering for pålogging, lesing av innkalling og godkjenning og signering av protokoll. Vi har imidlertid forsøkt å gjøre dette så enkelt som mulig for deg, ved at du selv velger ditt eget passord i forbindelse med første gangs innlogging.
For styrer som føler deg trygge på egne rutiner og systemer, og som ønsker en forenkling, så kan en selv velge å legge sikkerhetsnivået litt lavere, og få innkallingen og protokoll for godkjenning direkte tilsendt i PDF-format per e-post. Signeringen må imidlertid alltid utføres med Bank-ID for mobil.
Det er ingen grunn til å vente - besøk nettsiden vår – www.boardlog.no og finn en forhandler. Du kan også ta kontakt med oss på 934 35 222 eller 411 00 500.
BoardLog Protocol – digitalisering gjort enkelt for deg!